Smart office: come progettare un ufficio intelligente

Gli spazi dedicati al lavoro cambiano per adattarsi alle differenti esigenze che emergono a seguito dell’evoluzione stessa del mondo lavorativo. Cambiano le dinamiche, i metodi, le professioni e, di conseguenza anche gli spazi. Oggi, però, non è più la sola architettura a rispondere alle nuove necessità emergenti, in quanto un ambiente costruito è ormai la sovrapposizione di più dimensioni, che combinano progettazione architettonica e tecnologia. Proprio come la casa è diventata intelligente, anche gli uffici possono essere smart e offrire nuove e interessanti possibilità.

Che cosa si intende smart office

Un ufficio intelligente è un luogo di lavoro in cui, anche senza stravolgere in modo radicale la concezione di questo spazio di lavoro, si riescono ad offrire elevati livelli di flessibilità, versatilità e personalizzazione. Ciò che davvero è necessario oggi è proprio poter sfruttare un ambiente in modo differente a seconda delle necessità. Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, infatti, i pilastri dello smart office sono:

• differenziazione,
• riconfigurabilità,
• abitabilità,
• intelligence.

Da un lato, è importante un’adeguata progettazione architettonica degli spazi e di tutti i servizi ad essi connessi, dall’altro lo è anche il contributo che possono dare le nuove tecnologie, ossia la parte di “intelligence”.

Da loro dipendono moltissimo il comfort e le funzionalità, in quanto definiscono il funzionamento degli impianti presenti ed estendono la dimensione reale ad una virtuale. Il focus, in ogni caso, deve sempre rimanere quello del benessere del lavoratore, mettendo al centro le persone anche quando l’obiettivo sono la produttività o l’adeguatezza di uno spazio.

L’evoluzione degli uffici in smart office

Durante la pandemia è divenuta evidente la necessità di ripensare gli spazi di lavoro, in parte anche perché la crescita dello smart working ha causato una forte accelerata all’evoluzione di modelli lavorativi in uso.

Al momento, in Italia, gli spazi dedicati al lavoro non offrono ancora elevate prestazioni quando si parla di personalizzazione, flessibilità e comfort, ma la tecnologia per un reale cambiamento è sicuramente disponibile. Si tratta di un processo evolutivo che richiede tempo e, soprattutto, un aumento della sensibilità e della conoscenza delle nuove tecnologie da parte di chi ha potere decisionale.

Lo smart office, però, è davvero vantaggioso sia per i lavoratori, che per gli imprenditori. Persone soddisfatte e che lavorano in ambienti confortevoli, accoglienti, adeguati e funzionali aumentano il proprio benessere, ma anche la produttività. Inoltre, l’utilizzo delle tecnologie smart assicura anche un importante risparmio energetico e una miglior gestione degli ambienti di lavoro, con ridotti costi operativi.

Le tecnologie che rendono smart un ufficio

La tecnologia da introdurre per progettare un ufficio smart non necessariamente deve essere valutata contestualmente alla progettazione degli spazi di lavoro. Anche se i risultati in questo caso possono raggiungere livelli di prestazione maggiore, è possibile intervenire anche su ambienti esistenti. Un progetto di un ufficio intelligente può prevedere differenti aree di intervento in cui applicare e introdurre le nuove tecnologie. I principali temi, quindi, potrebbero essere:

• Strumenti di lavoro, con l’inserimento di soluzioni come lavagne interattive, stampanti 3D, sistemi audiovisivi innovativi, tecnologie avanzate per la stampa o ambienti di lavoro digitali e in cloud, che permettono nuove forme di collaborazione e di lavoro, anche da remoto. Si crea un ecosistema virtuale centralizzato, in cui scambiare informazioni e lavorare, ripensando anche tutti i processi in chiave digitale.
• Soluzioni per la gestione degli spazi e l’organizzazione del lavoro, grazie a sistemi per la prenotazione delle postazioni non più fisse, la gestione dell’agenda, il monitoraggio di accessi e presenze.
• Sistemi per la gestione del comfort, proprio come avviene in una smart home, dove il sistema di climatizzazione, di aerazione, di illuminazione sono gestiti in modo puntuale per ogni singolo spazio e anche da remoto o tramite App e dispositivi mobile. Queste tecnologie permettono il risparmio energetico e, al contempo, la personalizzazione dei parametri ambientali in ogni ambiente. Un aspetto fondamentale per il benessere dei lavoratori e il massimo comfort interno. Oltretutto, anche le attività lavorative stesse potrebbero richiedere una personalizzazione di questi parametri, come ad esempio la tipologia di illuminazione.
• Tecnologie per l’automazione del funzionamento di differenti impianti presenti nell’edificio, ricercando il massimo risparmio energetico ed economico, ottimizzando l’utilizzo di tutte le infrastrutture e gli impianti presenti.